关于进一步规范中山大学公务电子邮箱在学校公务活动中使用的通知

校机关各部、处、室,各学院、直属系,各直属单位,各有关科研机构:

为规范学校公务电子邮箱的使用和管理、保障学校电子邮件系统安全高效运行、维护一流大学社会形象、营造优质的信息化环境,2016年12月学校颁布了《中山大学公务电子邮箱使用管理办法》(以下简称“办法”)。现就进一步规范中山大学公务电子邮箱在学校公务活动中使用的相关事项通知如下:

一、办法明确规定,我校在岗教职工以学校教职工身份履行职务,在参与教学、科研、管理服务等活动中,若需使用电子邮件服务,必须使用公务电子邮箱。网络与信息技术中心为每位教职工统一配置了供本人使用的个人公务邮箱,校内机构因工作需要可再申请多人共同处理公务的共享公务邮箱。教职工使用公务电子邮箱从事公务活动已具备条件。请各单位协助做好主管业务领域及本单位职能范围内公务电子邮箱的使用宣传,加强公务电子邮箱使用的监督检查,及时纠正公文、通知、公务名片、通讯录、网站、论文、教材等材料中未正确使用公务电子邮箱作为联系方式的情况。

二、为降低教职工使用公务电子邮箱错误发送内部信息或资料的风险,学校将启用对校外发送电子邮件的信息安全警示声明。从即日起,凡是从公务电子邮箱对校外发送的邮件,其结尾处将自动附上一段信息安全警示声明文字。此措施仅限对校外发送的电子邮件,公务电子邮箱接受的邮件或公务电子邮箱间互发的邮件不会自动附加安全警示声明。

三、信息化管理办公室、网络与信息技术中心将于近期举办公务电子邮箱使用培训会议,有关事项将另行通知。

 

有关公务电子邮箱的服务问题请咨询网络与信息技术中心信息技术帮助台,联系方式如下:

电话:020-84036866,0756-3668500

邮箱:helpdesk@mail.sysu.edu.cn

网站:http://helpdesk.sysu.edu.cn

 

特此通知。

 

信息化管理办公室  

网络与信息技术中心

2017年3月20日

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